如何办理涉外公证、认证手续

案情简介

原告：黄某，女，中国国籍，住上海市某区。

被告：田中一郎，男，日本国籍，现住日本东京。

黄某在日本留学期间与田中相识，两年后两人在东京办理了结婚手续。结婚后，田中与黄某一起来到上海生活，但是因为双方的文化背景以及风俗习惯存在很大的差异，夫妻之间经常发生争吵，半年后田中独自回日本生活。2006年5月，黄某向上海法院提起离婚诉讼。在诉讼过程中，她遇到一个问题，法院对黄某提供的日本结婚证不予承认，必须要经过公证、认证手续之后才可以。

原案裁判结果

对于公证认证手续，黄某一无所知，到底该如何操作？该到什么部门去办理？这些都是她亟待解决的问题。后来在律师的协助下，这一问题顺利得以解决。因为如果国内律师前往日本办理公证认证手续，对当事人来讲成本太大，所以国内律师委托国外律师办理部分手续。

国外的律师先到当地的户籍事务管理部门（相当于国内的民政部门）调取了黄某与田中的婚姻情况证明《婚姻届受理证明书》，然后再到日本外务省公证。最后持该份经过日本公证的证明到中国驻日本大使馆领事部做认证手续。这样这份文件的公证、认证手续就算完成了。之后，该份文件寄交国内法院使用。

有了双方婚姻状况合法的证明，法院很快进行审理，法院认为：双方长时间两地分居，再加上本来双方的文化背景就存在很大的差异，所以法院判决准予双方离婚。双方无共同财产，无子女;不存在财产分割及子女抚养的问题。

现行法律分析

本案关注的焦点是:涉外公证、认证手续如何办理。

本案记载的是2006年的办理经过。现今在日本形成并拟送中国内地使用、属于《取消外国公文书认证要求的公约》范围的公文书，自2023年11月7日起原则上办理日本附加证明书，无需再办日本及中国驻日本使领馆的领事认证。结婚证的证明手续与婚姻实体效力是两个问题，不能因未完成证明手续就直接断定婚姻无效。

不同国家的出文、附加证明书签发及领事认证机关不同。公证机关、州务卿或外交部门分别承担什么职能，应按文书类型核实，不能统称为由外交部门或州务卿“公证”。

下面就涉外公证认证手续的办理问题做一个集中阐述。

一、什么情形下需要办理认证手续，涉外法律文件为什么需要认证

公证与认证并非必然同时办理。公证证明特定法律行为、事实或者文书；领事认证及附加证明书主要确认相关签名、签署人身份和印鉴，不担保文书内容真实合法，也不保证用文机关必然接受。

以本案日本婚姻证明为例，应向有权出具婚姻记录的机关取得证明，按日本主管机关要求办理附加证明书，再向国内法院提供所需中文译本。公约适用时，不再重复走原案所述使领馆认证程序。

法院仍须审查文书来源、内容、关联性及证明力；证明手续完备，不意味着其中每项事实或法律结论均应被直接采纳。

二、什么材料需要办理涉外公证认证手续

民事证据规定第16条对境外公文书证要求公证证明或者履行条约手续，对境外身份关系证据要求公证并领事认证或者履行条约手续；普通私文书不因形成于境外就一律需要公证认证。婚姻证明、授权委托书等还须分别适用相关特别要求。

（一）外国人在中国的婚姻

1. 结婚

依2025年《婚姻登记条例》第8条，外国人申请结婚登记须提供有效护照或其他有效国际旅行证件，以及符合要求的本人无配偶证明。无配偶证明可由所在国公证机构或者有权机关出具并履行规定认证手续，也可由该国驻华使领馆出具；我国缔结或参加的国际条约另有规定的，依条约办理。离婚、丧偶证明是否另需提供及其证明形式，应按既往婚姻情况和登记机关要求核实，不能沿用原文的统一证件清单。

2. 离婚

中国公民为原告向国内法院起诉要求同外国公民离婚，中国公民需要向法院提供如下文件：

(1) 起诉书。

(2) 结婚证。

(3) 原告身份证明。

境外结婚证属于涉及身份关系的证据，应按民事证据规定第16条办理证明手续；符合附加证明书公约适用条件的，以条约手续替代传统领事认证，不再一律要求我国使领馆认证。

（二）中国公民在外国的婚姻

中国公民在国外办理婚姻手续，应向当地有权机关核实所需材料、译文和证明方式。日本关于女性离婚后须等待一定期限才能再婚的限制已被废除，原文所述须提交离婚超过6个月证明，不能继续作为现行办理要求。

在中国出具的结婚等证明送国外使用，应先核实用文机关要求及两国间的条约适用。可办理附加证明书的，不再走外国驻华使领馆认证；外国文书送中国使用也按相应规则办理，并无一律在外国和中国外交部门之间重复认证的要求。

三、公证认证的程序

境外材料拟在中国使用，先判断是否属于公文书、身份关系证据或授权委托书，再核实能否适用条约简化手续。适用附加证明书公约的，由出文国主管机关签发附加证明书；不适用的，按法律及用文机关要求办理公证、领事认证或其他证明手续。私文书可能需要先经公证成为可办理附加证明书的公文书。

同样，在我国生成的法律文书要想在国外使用也要经过类似的程序。

四、目前可以办理认证手续的机构

中国内地附加证明书由外交部及其委托的地方外事部门签发，领事认证也须按外交部及有关使领馆现行要求办理。办理机关、受理区域和文书类型以中国领事服务网公布的最新信息为准，不再沿用原文的20个省级外办名单。

五、注意事项

(1) 公证书、附加证明书与其所证明事项的时效应区分。不存在所有婚姻、无犯罪等公证书一律6个月失效的统一规则；具体看文书类型、出文机关和用文机关要求，确认后及时办理和使用。

(2) 办理区域取决于签发机关授权范围及备案印鉴等要求。外交部可为全国符合条件的文书办理附加证明书，地方外办按各自受理范围办理，不能一概表述为公证和认证必须在同一地域。

(3) 申办公证或证明时，应说明使用国家、用途及所需语言，按用文机关要求准备译文和适当格式。普通公证书能否用于境外，应按具体用文要求判断；办妥附加证明书后，仍须满足译文及实体材料要求。